VINDAM S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida y registrada en la Cámara de Comercio de Cali, bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT 901998930-6, con domicilio en la Avenida 3ra C norte #42-73, Cali - Valle del Cauca, y correo electrónico de contacto técnico support@vindam.com (en adelante, VINDAM), pone a disposición del público los presentes Términos y Condiciones del Servicio (en adelante, los Términos), que rigen el acceso y uso de la Plataforma VINDAM por parte de las personas naturales o jurídicas que la contratan.
La contratación del servicio, la firma de la cotización u orden de servicio, el inicio del proceso de integración o el uso efectivo de la Plataforma implican la aceptación plena y sin reservas de estos Términos por parte del Cliente. Si el Cliente no está de acuerdo con ellos, debe abstenerse de contratar y de usar la Plataforma.
I. Definiciones
- Cliente: la persona natural o jurídica que contrata la Plataforma para atender a sus propios clientes. Es un negocio, no un consumidor final del servicio de mensajería.
- Usuario Final: la persona natural que conversa con el Cliente a través de los canales conectados a la Plataforma (WhatsApp, chat web, llamadas u otros). El Usuario Final es cliente del Cliente, no de VINDAM.
- Plataforma: el conjunto de servicios, integraciones, bandeja de atención, flujos de automatización y agentes de inteligencia artificial que VINDAM configura, opera y mantiene para el Cliente.
- WABA: la cuenta de WhatsApp Business (WhatsApp Business Account) del Cliente, creada y administrada a través de WhatsApp Business Platform de Meta Platforms, Inc.
- Canal: cada medio de conversación conectado a la Plataforma (WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, chat web, voz telefónica u otros que se habiliten).
- Conversación: la unidad de medida de consumo del servicio, según se defina en la cotización u orden de servicio aceptada por el Cliente.
- Políticas de Meta: las políticas de WhatsApp Business Platform aplicables al Cliente, en particular la WhatsApp Business Messaging Policy, la WhatsApp Commerce Policy y los términos de WhatsApp Business.
II. Objeto y descripción del servicio
VINDAM actúa como proveedor tecnológico (Tech Provider) de WhatsApp Business Platform. En esa condición, VINDAM presta a sus Clientes los siguientes servicios: (i) creación e integración técnica de la WABA del Cliente y de los demás Canales contratados; (ii) diseño, configuración y operación de chatbots y agentes de inteligencia artificial que atienden y automatizan conversaciones; (iii) provisión de una bandeja de atención unificada para que los agentes humanos del Cliente continúen las conversaciones; (iv) soporte técnico, mantenimiento y evolución de las automatizaciones contratadas.
VINDAM no es una red social, ni un operador de telecomunicaciones, ni presta el servicio de mensajería en sí mismo. El servicio de mensajería sobre WhatsApp es prestado por Meta Platforms, Inc. conforme a sus propios términos, que el Cliente acepta directamente con Meta al crear su WABA.
VINDAM presta un servicio a negocios (B2B). La Plataforma no está dirigida a consumidores finales ni a menores de edad.
III. Alta de cuenta e integración de la WABA
El Cliente declara que la línea telefónica y la información de negocio que aporta para la creación de la WABA le pertenecen o que cuenta con autorización suficiente para utilizarlas, y que la información suministrada es veraz, completa y actualizada.
La WABA, el número asociado y el perfil de negocio son y seguirán siendo del Cliente. VINDAM administra dichos activos únicamente en calidad de proveedor tecnológico y por cuenta del Cliente. A la terminación del contrato, el Cliente conserva la titularidad de su WABA y podrá solicitar su desvinculación de la Plataforma y su migración a otro proveedor.
El Cliente es responsable de mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso a la bandeja de atención y de la actuación de los usuarios que autorice dentro de su cuenta.
IV. Obligaciones del cliente
- Cumplir las Políticas de Meta y cualquier otra política aplicable de los Canales conectados, así como la legislación colombiana vigente, incluidos el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) y el régimen de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
- Obtener y conservar la evidencia del consentimiento previo, expreso e informado (opt-in) de sus Usuarios Finales antes de iniciar conversaciones con ellos, y atender de forma efectiva las solicitudes de baja (opt-out).
- No utilizar la Plataforma para enviar mensajes masivos no solicitados, comunicaciones engañosas, contenido prohibido por las Políticas de Meta o cualquier contenido ilícito, difamatorio, discriminatorio o que infrinja derechos de terceros.
- Ser el responsable del tratamiento de los datos personales de sus Usuarios Finales, contar con la política de privacidad y las autorizaciones que la ley le exige, e impartir a VINDAM instrucciones lícitas sobre dicho tratamiento.
- Suministrar de forma oportuna la información, los contenidos y las aprobaciones necesarias para la configuración y operación del servicio.
- Pagar oportunamente las sumas pactadas.
V. Uso aceptable y prohibiciones
Queda prohibido: intentar acceder sin autorización a la infraestructura de VINDAM o a datos de otros Clientes; realizar ingeniería inversa, copiar o revender la Plataforma sin autorización escrita; automatizar el envío de mensajes de forma que degrade el servicio o vulnere los límites técnicos acordados; suplantar la identidad de VINDAM, de Meta o de terceros; y usar la Plataforma para actividades fraudulentas, de suplantación o contrarias a la ley.
VINDAM podrá suspender de inmediato y sin indemnización el servicio, total o parcialmente, cuando detecte un uso que infrinja esta cláusula o las Políticas de Meta, cuando lo exija Meta o una autoridad competente, o cuando exista un riesgo grave de seguridad. VINDAM informará al Cliente de la suspensión y de sus causas tan pronto como sea razonablemente posible.
VI. Precios, facturación y mora
Los valores de implementación, la mensualidad, el volumen de Conversaciones incluido y el precio de las Conversaciones adicionales son los indicados en la cotización u orden de servicio aceptada por el Cliente, que se entiende parte integrante de estos Términos.
Los cargos que Meta cobra por las conversaciones de WhatsApp Business Platform y los de cualquier otro proveedor externo se rigen por las tarifas de dichos terceros y se repercuten al Cliente, salvo pacto expreso en contrario.
Los precios se entienden en la moneda indicada en la cotización y no incluyen los impuestos aplicables, que se liquidarán conforme a la ley colombiana.
La facturación es anticipada por período mensual, salvo pacto distinto. Los consumos por encima del volumen incluido se facturan en el período siguiente. El retardo en el pago superior a diez (10) días calendario faculta a VINDAM para suspender el servicio previa comunicación al Cliente, sin perjuicio del cobro de los intereses moratorios máximos legalmente permitidos.
VINDAM podrá actualizar sus tarifas con un preaviso mínimo de treinta (30) días calendario. Si el Cliente no acepta la actualización, podrá terminar el contrato antes de su entrada en vigor, sin penalidad.
VII. Vigencia, renovación y terminación
El contrato tiene la duración indicada en la cotización u orden de servicio y, salvo pacto en contrario, se renueva automáticamente por períodos mensuales sucesivos.
Cualquiera de las partes podrá terminar el contrato mediante comunicación escrita con al menos treinta (30) días calendario de antelación. VINDAM podrá terminarlo de forma inmediata en caso de incumplimiento grave del Cliente, de mora superior a treinta (30) días o de infracción reiterada de las Políticas de Meta.
Terminado el contrato, VINDAM desvinculará la WABA de la Plataforma a solicitud del Cliente, pondrá a su disposición la exportación de sus datos y de las conversaciones durante los treinta (30) días calendario siguientes y, vencido dicho plazo, procederá a su eliminación conforme al Anexo A de la Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales.
VIII. Protección de datos personales
Respecto de los datos personales de los Usuarios Finales que se tratan a través de la Plataforma, el Cliente actúa como Responsable del tratamiento y VINDAM como Encargado, y trata dichos datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente y para prestar el servicio contratado.
El detalle de ese tratamiento — categorías de datos, origen, finalidad, alojamiento, subencargados, transferencias internacionales, plazos de retención, supresión, seguridad y gestión de incidentes — consta en el Anexo A de la Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales de VINDAM, publicada en https://vindam.com/privacidad, que forma parte integrante de estos Términos.
Respecto de los datos de contacto del propio Cliente y de sus representantes, VINDAM actúa como Responsable conforme a la misma Política.
IX. Confidencialidad
Cada parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información técnica, comercial y operativa de la otra a la que acceda con ocasión del contrato, a no divulgarla a terceros sin autorización escrita y a usarla exclusivamente para la ejecución del servicio. Esta obligación subsiste durante cinco (5) años contados desde la terminación del contrato.
X. Propiedad intelectual
La Plataforma, su código, arquitectura, flujos de automatización, modelos de configuración, documentación, marcas y demás elementos son y seguirán siendo de propiedad exclusiva de VINDAM o de sus licenciantes. Estos Términos otorgan al Cliente una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, vigente mientras dure el contrato.
Los contenidos, marcas, bases de datos y conversaciones del Cliente son y seguirán siendo de su propiedad. El Cliente otorga a VINDAM una licencia limitada para tratarlos con el único fin de prestar el servicio contratado.
VINDAM no utiliza los contenidos ni las conversaciones del Cliente para entrenar modelos propios de inteligencia artificial ni para ninguna finalidad ajena a la prestación del servicio.
XI. Disponibilidad, soporte y garantías
VINDAM realizará esfuerzos comercialmente razonables para mantener la Plataforma disponible de forma continua y para atender las solicitudes de soporte dentro de los horarios y tiempos de respuesta acordados con el Cliente.
El Cliente reconoce que la Plataforma depende de servicios de terceros — en particular de WhatsApp Business Platform de Meta, de los proveedores de infraestructura y de los proveedores de modelos de inteligencia artificial — y que las interrupciones, cambios de política, limitaciones de cuota o suspensiones decididas por dichos terceros escapan al control de VINDAM.
El Cliente reconoce igualmente que los agentes de inteligencia artificial generan respuestas de forma automática y probabilística, por lo que pueden producir resultados imprecisos. El Cliente es responsable de definir el alcance de la automatización, de supervisarla y de habilitar la derivación a un agente humano cuando la naturaleza de la consulta lo requiera.
VINDAM podrá realizar mantenimientos programados, procurando ejecutarlos en horarios de bajo tráfico y avisando con antelación razonable cuando impliquen indisponibilidad.
XII. Limitación de responsabilidad
VINDAM responderá únicamente por los daños directos causados por su dolo o culpa grave. En ningún caso responderá por lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio, pérdida de datos imputable al Cliente o a terceros, ni por daños indirectos o consecuenciales.
Salvo en los casos de dolo o culpa grave, la responsabilidad total y acumulada de VINDAM frente al Cliente por cualquier concepto derivado del contrato se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente durante los tres (3) meses anteriores al hecho que origina la reclamación.
Ninguna disposición de esta cláusula limita los derechos que la ley colombiana reconoce de forma imperativa, ni las responsabilidades que no admiten limitación contractual.
XIII. Indemnidad
El Cliente mantendrá indemne a VINDAM frente a reclamaciones, sanciones o costos derivados del contenido que difunda a través de la Plataforma, de la ausencia de consentimiento de sus Usuarios Finales, del incumplimiento de las Políticas de Meta o de la infracción de derechos de terceros que le sea imputable.
XIV. Modificaciones
VINDAM podrá modificar estos Términos para reflejar cambios normativos, técnicos o de las políticas de los proveedores de los Canales. Las modificaciones sustanciales se comunicarán al Cliente con una antelación mínima de treinta (30) días calendario a su entrada en vigor y se publicarán en https://vindam.com/terminos. Si el Cliente no acepta la modificación, podrá terminar el contrato antes de que entre en vigor, sin penalidad.
XV. Cesión y subcontratación
El Cliente no podrá ceder su posición contractual sin autorización escrita de VINDAM. VINDAM podrá apoyarse en proveedores de infraestructura y de tecnología para prestar el servicio, respondiendo por su actuación en los términos de este contrato y del Anexo A de la Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales.
XVI. Ley aplicable y jurisdicción
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de ellos se someterá a los jueces de la ciudad de Cali, Valle del Cauca, sin perjuicio de los derechos irrenunciables que el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) reconozca al Cliente cuando le resulte aplicable, y del derecho a acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
XVII. Notificaciones y contacto
Las comunicaciones entre las partes se surtirán por correo electrónico a las direcciones registradas. Para efectos de estos Términos, las direcciones de VINDAM son:
- Asuntos técnicos, integración y soporte de la plataforma: support@vindam.com
- Asuntos comerciales y administrativos: contact@vindam.com
- Protección de datos personales, peticiones, quejas y reclamos: legal@vindam.com
- Domicilio físico: Avenida 3ra C norte #42-73, Cali - Valle del Cauca, Colombia.
XVIII. Vigencia
Los presentes Términos rigen a partir del trece (13) de agosto de dos mil veintiséis (2026) y de manera indefinida, hasta que sean modificados o sustituidos. Se publican de forma permanente y de acceso inmediato en https://vindam.com/terminos.